Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 augustus 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

BuildCalcSoftware Solutions B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en in het kader van haar dienstverlening. De vestigings- en registratiegegevens (adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer) worden op deze website gepubliceerd zodra deze definitief zijn vastgesteld en worden tot die tijd op verzoek verstrekt. Vragen over deze verklaring kunt u stellen via het contactformulier op deze website.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend gegevens die u zelf verstrekt of die technisch noodzakelijk zijn:

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres en – indien opgegeven – telefoonnummer.
• Inhoud van uw bericht: de omschrijving van uw vraagstuk en eventueel meegestuurde bijlagen.
• Correspondentiegegevens: e-mailverkeer, gespreksverslagen en afspraken die voortvloeien uit uw aanvraag.
• Contractuele en administratieve gegevens: overeenkomsten, facturatiegegevens en betalingsgegevens bij een opdracht.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, tijdstip en opgevraagde pagina's, verwerkt in serverlogbestanden.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wij verzoeken u dergelijke gegevens niet via het contactformulier of bijlagen aan ons te verstrekken.

3. Doeleinden en grondslagen

• Het beantwoorden van uw aanvraag en het voeren van een kennismakingsgesprek — grondslag: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand daaraan (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Het uitvoeren van opdrachten, projecten en ondersteuning — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie, administratie en fiscale bewaarplicht — grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Beveiliging, misbruikpreventie en het waarborgen van de continuïteit van deze website — grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Analytische inzichten in websitegebruik — grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u te allen tijde kunt intrekken.

4. Verstrekking aan derden en verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij schakelen dienstverleners in voor hosting, e-mail, opslag en administratie. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin ten minste geheimhouding, beveiligingsmaatregelen, subverwerking en teruggave of vernietiging van gegevens zijn geregeld. Verstrekking aan andere partijen vindt uitsluitend plaats indien dit wettelijk verplicht is of met uw uitdrukkelijke toestemming.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de EER te verwerken. Indien doorgifte naar een derde land noodzakelijk is, vindt deze uitsluitend plaats op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen, aangevuld met aanvullende maatregelen waar nodig.

6. Bewaartermijnen

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Opdracht- en projectdossiers: 7 jaar na afronding, in lijn met de fiscale bewaarplicht.
• Financiële administratie: 7 jaar op grond van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen.
• Serverlogbestanden: maximaal 12 maanden, uitsluitend voor beveiliging en foutanalyse.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer op basis van noodzaak, logging, back-ups en periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen. Medewerkers en ingeschakelde partijen zijn gebonden aan geheimhouding.

8. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid, alsmede het recht bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Verleende toestemming kunt u te allen tijde intrekken; dit tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek en kunnen om aanvullende identificatie vragen. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Deze website plaatst uitsluitend functioneel noodzakelijke cookies en, na uw toestemming, analytische cookies. Zie ons cookiebeleid voor een toelichting per cookie en het intrekken van toestemming.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. In projecten waarin wij AI-toepassingen realiseren, is menselijke controle op relevante uitkomsten een uitgangspunt van ons ontwerp.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. De actuele versie is altijd op deze pagina beschikbaar, voorzien van de datum van laatste wijziging.