Vrijwel elke bouw- en vastgoedorganisatie kent ze: de bestanden waar het bedrijf feitelijk op draait. Een planningsbestand, een verhuurmatrix, een onderhoudsbegroting. Ze zijn ooit begonnen als hulpmiddel en zijn uitgegroeid tot systemen zonder eigenaar, zonder documentatie en zonder back-upstrategie.
Zes signalen dat het rekenblad zijn grens bereikt
- 1Meer dan twee mensen moeten er tegelijk in werken.
- 2Er bestaan varianten met namen als definitief_v7_echt.
- 3Iemand voert dezelfde gegevens ook in een ander systeem in.
- 4Fouten worden pas ontdekt bij facturatie of oplevering.
- 5Slechts één persoon durft de formules aan te passen.
- 6Er zitten persoonsgegevens of contractgegevens in zonder toegangsbeheer.
Wat een applicatie toevoegt
- Gelijktijdig werken met rolgebaseerde rechten in plaats van bestandsvergrendeling.
- Validatie bij invoer, waardoor fouten aan de bron worden voorkomen.
- Historie en auditlog: wie heeft wat wanneer gewijzigd.
- Koppelingen met bestaande systemen in plaats van kopiëren en plakken.
- Rapportage die actueel is zonder handmatige samenvoeging.
Migratieaanpak in vier stappen
- 1Reverse engineering: wij ontleden het bestand en documenteren de bedrijfsregels die erin verstopt zitten.
- 2Herontwerp: samen bepalen we welke regels blijven, welke vervallen en welke ontbreken.
- 3Parallelle fase: de applicatie draait naast het rekenblad, zodat uitkomsten vergeleken kunnen worden.
- 4Overdracht: pas na aantoonbaar gelijke uitkomsten wordt het rekenblad bevroren.
Die parallelle fase is cruciaal. Zij maakt de overstap toetsbaar en neemt bij gebruikers het gevoel weg dat zij hun vertrouwde grip verliezen. Gebruikersacceptatie is in onze ervaring de belangrijkste succesfactor, belangrijker dan de gekozen techniek.