Vastgoedbeheerders werken doorgaans met een beheerpakket, een boekhoudsysteem, losse onderhoudsbestanden en een documentmap per object. Informatie over één pand staat dan verspreid over vier plekken, met vier verschillende actualiteitsniveaus.
Het objectdossier als kern
De sleutel is een eenduidig objectmodel: elk object heeft een unieke identificatie waaraan contracten, huurders, installaties, keuringen, onderhoudshistorie, documenten en financiële posten hangen. Dat model hoeft niet ineens alle bronnen te vervangen; het kan aanvankelijk als koppelende laag fungeren die gegevens uit bestaande systemen samenbrengt.
Wat het oplevert
- Meerjarenonderhoud dat aansluit op de werkelijke conditie en historie in plaats van op een statisch bestand.
- Wettelijke keuringen en certificaten met bewaking van vervaldata.
- Een huurders- of gebruikersportaal voor meldingen, met statusinformatie en doorlooptijden.
- Een aannemersportaal voor opdrachtverstrekking, terugkoppeling en facturatie.
- Portefeuillerapportage over kosten per vierkante meter, leegstand en onderhoudsbudget.
Gefaseerde aanpak
- 1Objectmodel en datakwaliteit: opschonen, dubbelen samenvoegen, identificaties uniformeren.
- 2Koppelen van beheer- en financiële bron, zodat cijfers eenmalig worden vastgelegd.
- 3Onderhoudsproces digitaliseren: melding, opdracht, uitvoering, afhandeling.
- 4Portalen voor huurders en leveranciers.
- 5Rapportage en sturing op portefeuilleniveau.